Để làm được điều này, những doanh nghiệp, người tổ chức sự kiện đã sử dụng QR Code giúp cho quá trình tổ chức sự kiện của các doanh nghiệp và tổ chức trở nên nhanh chóng và tiện lợi hơn các phương thức truyền thống. Vậy việc “ Ứng dụng QR Code trong tổ chức sự kiện ” có thật sự đem lại ấn tượng cho khách mời không? Cùng tham khảo bài viết dưới đây để có câu trả lời nhé.
QR Code là gì?
QR Code là tên viết tắt của Quick response code, tạm dịch mã phản hồi nhanh hay mã vạch ma trận (matrix-barcode). Đây là dạng mã vạch hai chiều (2D) có thể được đọc bởi một máy đọc mã vạch hay smartphone (điện thoại thông minh) có chức năng chụp ảnh (camera) với ứng dụng chuyên biệt để quét mã vạch.
Một mã QR có thể chứa đựng các thông tin một địa chỉ web (URL), thời gian diễn ra một sự kiện, thông tin liên hệ, địa chỉ email, tin nhắn SMS, nội dung ký tự văn bản hay thậm chí là thông tin định vị vị trí địa lý… Tùy thuộc vào thiết bị đọc mã QR mà bạn dùng khi quét, nó sẽ dẫn bạn tới một trang web, gọi đến một số điện thoại, xem một tin nhắn... khác nhau.
QR code được ứng dụng trong hầu hết các ngành nghề hiện nay từ: ứng dụng thanh toán, biển quảng cáo, biển hiệu, card visit hay tờ rơi, sự kiện… Trong tổ chức sự kiện, việc sử dụng QR Code sẽ đem đến cho người tham dự những trải nghiệm tuyệt vời nhất.
Tại sao nên sử dụng ứng dụng QR Code trong tổ chức sự kiện?
Việc áp dụng mã QR Code trong tổ chức sự kiện là việc tạo ra vé điện tử phục vụ cho việc check in. Những ưu điểm nổi bật khi sử dụng QR Code có thể kể đến như:
+ Đơn giản hóa các khâu phát hành vé: chỉ cần thu thập data khách mời gồm các trường thông tin cơ bản như: tên, đơn vị, chức vụ…hệ thống sẽ tự động lên những mẫu vé gồm đầy đủ thông tin.
+ Tiếp đón chu đáo, gây ấn tượng đầu tiên cho khách mời khi đến sự kiện. Đồng thời hạn chế nguồn nhân lực và rút ngăn thời gian check in.
+ Tự động cập nhật, phân loại thông tin khách hàng: khách mời, khách VIP, khách thường...
+ Đơn giản hóa khâu gửi vé: thay vì phải gửi những vé mời qua các cách như trước đây như: gặp trực tiếp hay gửi đường bưu chính thì hiện nay, với việc áp dụng mã QR Code, bạn chỉ cần gửi email vé điện tử đó đến cho khách mời.
+ Đơn giản hóa khâu check in: chỉ cần các thiết bị quét phổ thông nhất hiện nay là chiếc Smartphone là nhân viên nào cũng có thể Check in được khách mời, tránh tình trạng khách mời phải chờ đợi lâu,gây ùn tắc tại cổng ra vào. Đồng thời cũng tăng tính chuyên nghiệp cho tên tuổi, thương hiệu nhà tổ chức sự kiện.
+ Đơn giản hóa khâu thống kê trước và sau sự kiện: hệ thống tự động cập nhật số lượng khách mời đã đến và còn thiếu khi tham gia sự kiện. Nhờ đó Ban tổ chức có thể nắm rõ được hiệu quả thành công của sự kiện mình tổ chức.
+ Tối ưu hóa chi phí: thay vì mất một khoản chi phí cho việc in ấn thiết kế như những chiếc vé truyền thống thì việc áp dụng QR Code trong tổ chức sự kiện sẽ giúp doanh nghiệp giảm tối đa ngân sách khi tổ chức sự kiện.
+ Bảo vệ môi trường: rác thải từ những chiếc vé giấy hay tài liệu không còn nữa mà chỉ là những chiếc vé điện tử và tài liệu điện tử. Tình trạng rác thải sẽ được tinh giảm tối đa cho đơn vị khi tổ chức sự kiện.
>>> Công cụ tạo mã QR chuyên nghiệp cho sự kiện: https://qr.salekit.vn/
Làm thế nào để thực hiện hoạt động check in sự kiện theo cách tốt nhất?
Câu trả lời tốt nhất dành cho bạn đó chính là hãy ứng dụng công nghệ mã vạch QR code. Các giai đoạn thực hiện như sau:
Quá trình đăng ký, cấp thiệp mời đi kèm QR code check in
Sau khi quảng bá về sự kiện bạn sẽ thu hút được một số lượng người đăng ký tham gia sự kiện. Khi đăng ký thành công, khách hàng sẽ nhận được Email của ban tổ chức về sự kiện đó.
Check in tại sự kiện
Ban tổ chức sẽ sắp xếp một quầy check in ngay tại cổng vào của sự kiện. Khi đến sự kiện, bạn chỉ cần check in bằng mã QR Code này là đã có thể tham dự sự kiện này.
Trong giai đoạn diễn ra sự kiện
Với hoạt động check in sự kiện được thực hiện một cách chính xác, kỹ lưỡng bằng QR code, ban tổ chức sẽ dễ dàng nắm được số lượng người tham. Điều này giúp ban tổ chức phân bổ, điều chỉnh chương trình sao cho hợp lý.
Sau sự kiện
Với việc sử dụng công nghệ mã vạch (QR code) khi check in sự kiện, bạn sẽ nhận được file tổng hợp danh sách toàn bộ số lượng người tham dự, thời gian họ thực hiện check in,... Dựa trên danh sách này, bạn có thể tiến hành gửi email tri ân, cảm ơn đến những người đã tham dự. Điều này góp phần không nhỏ trong việc để lại ấn tượng sâu sắc về sự kiện và sự chuyên nghiệp của ban tổ chức trong lòng họ.
Ứng dụng QR Code trong sự kiện là lựa chọn tối ưu cho các đơn vị hay doanh nghiệp khi có kế hoạch tổ chức bất kỳ sự kiện nào của mình. Hy vọng với những thông tin chia sẻ từ bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về QR Code và ứng dụng QR Code và cách tạo mã QR trong tổ chức sự kiện. Chúc bạn thành công.
